Ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это неотъемлемая часть деятельности предприятия. Оно является обязанностью каждого работодателя вне зависимости от количества работников, формы организации и направления деятельности компании.

Что такое кадровое делопроизводство?

Кадровое делопроизводство представляет собой процесс документального оформления отношений между работником и работодателем, который регламентируется трудовым законодательством. Своевременное составление всех документов дает возможность:

• избегать штрафов при проверках;
• управлять количеством персонала;
• увеличивать скорость расчета заработной платы и других выплат;
• оценивать работников и их производительность;
• иметь все подтвержденные сведения для решения судебных споров с персоналом в пользу предприятия.

Правильная организация делопроизводства повышает эффективность и рентабельность предприятия.

Обязанности делопроизводителя по кадровому документообороту

Работник, в обязанности которого входит ведение кадрового делопроизводства, работает со следующими группами документов:

• обязательные локальные нормативные акты (правила внутреннего распорядка, инструкции по защите персональных данных и технике безопасности, штатное расписание, графики отпусков и сменности и т.п.);
• необязательные локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения об аттестации и т.п.);
• документы, необходимые для оформления трудовых отношений с работниками (трудовой договор, трудовая книжка, личные карточки и дела);
• приказы по кадрам (например, о приеме, увольнении, переводе, поощрении, направлении в командировку или предоставлении отпуска, замещении, взыскании, премировании и т.п.);
• приказы по основной деятельности (об изменении или внесении дополнений в график отпусков, штатное расписание, нормативные акты и т.п.);
• журналы и книги регистрации документов.

Большая часть документации, относящейся к кадрам, регламентируется законодательством.

Основные ошибки при ведении кадрового документооборота

Ошибки в официальных документах могут стоить предприятию немалых денег. Штрафы во время проверок или проигранные суды с работниками оказываются намного дороже найма опытного сотрудника. Хороший кадровик знает все особенности и подводные камни и регулярно предотвращает ошибки. К ним относятся:

• ошибки в приказах (неверно указанные данные, отсутствие данных, опечатки в ФИО сотрудника или названии организации, нарушение сроков оформления);
• ошибки в трудовых соглашениях (например, составление соглашения на основе неверных данных);
• ошибки в ведении трудовых книжек (игнорирование книги учета движения трудовых книг, опечатки и т.п.);
• издание или подпись документов неуполномоченным лицом;
• зачеркивания, помарки в документации.

Ведение документации по кадрам требует большой внимательности. Только опытный специалист способен учесть все нюансы оформления документов и минимизировать риск штрафов.

Статья подготовлена специалистами компании ВостокИнвест (https://vostokinv.ru/)