Классификация документов - разделение их на классы и подклассы по признакам

Классификация документов - отнесение их к одной из категорий по общим показателям, содержанию текста, формам и другим критериям, чтобы увеличить эффективность трудовой деятельности.

Она дает возможность создать необходимые способы работы для каждого типа документов, составить инструкции для правильного выполнения работы, обеспечить грамотное делопроизводство. Более подробную информацию вы можете получить воспользовавшись ссылкой https://www.syl.ru/article/308661/vidyi-dokumentov-klassifikatsiya-dokumentov. Для обеспечения проведения унификаций и стандартизаций документов, составления нормативов, способов работы с формами, проведено разделение документов по следующим параметрам:

• По однородности: порядок подготовки, способ отображения, место разработки документа, методика его заполнения.
• По составлению: первичные и сводные документы. Первичные подготавливаются на конкретную операцию во время ее реализации. Сводные создаются после первичных для облегчения контроля за однородными действиями. Бывают исполнительного, бухгалтерского, а так же комбинированного характера.
• По назначению: распорядительные, исполнительные или комбинированные. Распорядительные предоставляют правила приказного характера на конкретные действия, не гарантируют его исполнения. Оправдательные: разрешают конкретные действия и отображают необходимость выполнения конкретных действий. Бухгалтерские документы подготавливаются в отделе бухгалтерии, если для отметки конкретного действия ни каких других нет, и для создания документов распорядительного, оправдательного характера. Комбинированные документы нужны для выполнения сразу обеих задач распорядительного и бухгалтерского характера.

По отображению действий различают разовые и накопительные документы: Разовые действуют только единожды, отображают одно действие или более действий, происходящих в одно время. После подписания они отдаются в отдел бухгалтерской отчетности и являются основанием для отображения действия или операции в отчетной ведомости.

Накопительные подготавливаются в течение конкретного временного периода. Они служат для отображения периодически происходящего действия (или более одного действий), которое отмечают в документах накопительного характера. По истечению периода считаются общие итоговые суммы по имеющимся значениям. Данный документ является сводкой документов первичного характера, а накопительный представляет собой первичный документ, составляемый постепенно, путем совершения действий. В этом главное отличие сводных от накопительных.

По месту составления и подписания документы, они разделяются на внутренние и внешние: Внутренние подготавливаются учреждением для отображения действий внутри учреждения.

Внешние документы подготавливаются за пределами учреждения, и приходят в него уже в готовом виде.

По порядку составления, документы можно разделить на ручного заполнения и составленные с помощью вычислительных машин. Документы, подготавливаемые вручную, оформляются рукописным текстом или с помощью пишущей машинки. Документы, заполняемые на технике, сразу регистрируют соответствующие действия во время их реализации.

Виды документов

По видам разделяют на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные. Типовые составляются руководящим составом для подведомственных участков и являются обязательными. Примерные тоже составляются руководящим составом для осуществления работоспособности системы, являются рекомендательными. Индивидуальные составляются предприятиями и используются внутри организации. Трафаретные разрабатываются с помощью типографий, основная часть документа должна быть напечатана на полиграфических машинах, а переменная информация заполняется вручную на специально оставленных свободных местах.

Документы можно бесконечно делить по видам и классам, так как ни какая организация или предприятие в современном мире не может обойтись без текстовой документации, и каждый текст отличается своей индивидуальностью, хотя и составлен в соответствии с нормами и правилами оформления.