В 2020 году в России вводятся электронные трудовые книжки

В отечественном кадровом документообороте грядут серьезные перемены — с начала 2020 года в России повсеместно вводятся электронные аналоги трудовых книжек. Соответствующий законопроект, одобренный правительством РФ и поддержанный Госдумой, внес изменения в трудовое законодательство в июле 2019 года. Пенсионный фонд РФ уже опубликовал на своем официальном интернет-ресурсе разъяснения по поводу внедрения цифрового документа, отражающего трудовую деятельность гражданина.

В какие сроки будет осуществлен переход на электронные трудовые книжки

Сообщается, что с 1 января 2020 года начинается поэтапный процесс формирования электронных трудовых документов россиян. Согласно законодательным нормам, переход трудового контингента граждан РФ к использованию цифровых книжек будет осуществлен исключительно на добровольной основе с согласия самого лица. На реализацию всех переходных процедур отводится 12 месяцев. Ожидается, что система электронного документооборота в вопросах фиксации фактов трудовой деятельности граждан полноценно заработает с 1 января 2021 года. До этого времени каждый владелец бумажной трудовой книжки должен определиться с удобным для него форматом фиксации сведений о трудоустройстве в течение жизни.

А вот те граждане, которые будут впервые трудоустраиваться с 2021 года, выбирать между электронным и бумажным носителем уже не смогут. Сведения о трудовой деятельности будущих работников будут сохраняться и фиксироваться исключительно в цифровом виде, и бумажная трудовая книжка для них заводиться не будет.

Прекратят ли свое существование бумажные трудовые книжки

В ведомстве ПФР успокаивают: традиционные трудовые книжки на бумажном носителе полностью отменяться не будут. Предполагается, что те россияне, которые предпочтут оставить привычную бумажную книжку, смогут подать заявление соответствующим запросом своему работодателю. В таком случае наряду с электронным документом кадровый инспектор (бухгалтер) предприятия продолжит фиксацию всей информации о трудовой деятельности работника и в книжку на бумажном носителе.

Желающим сохранить традиционные трудовые книжки, будет необходимо успеть подать заявления до конца 2020 года. Те, кто не направят соответствующий запрос работодателю до начала 2021 года, получат свою трудовую на руки. При этом, с 1 января 2021 года вся информация об их трудовой деятельности будет фиксироваться исключительно в электронном формате.

Какие преимущества электронного варианта трудовых книжек

В ПФР сообщают, что введение электронной трудовой книжки предполагает возможность постоянного онлайн-доступа ее владельца к сведениям о своей трудовой деятельности.

Трудовая книжка в своей электронной версии будет отражать весь спектр данных трудовой жизни, которые фиксируются в традиционном бумажной книжке, хранящейся в кадровом отделе предприятия. Как и в привычном документе, здесь также будут сохраняться сведения о:

• месте работы и должности сотрудника;


• периоде трудовой деятельности на предприятии: дате приема, перемещения и перевода, увольнения работника;


• квалификационных сведениях наемного сотрудника— категории, разряде, классе и т. д.;


• основания прекращения трудовых отношений со специалистом.

Просматривать всю интересующую информацию из электронного носителя владелец такой трудовой сможет в личном кабинете на интернет-ресурсе ПФР, в меню на онлайн-портале Госуслуг, а также через соответствующие мобильные приложения в смартфонах.

Авторы-разработчики такой новации в документообороте аргументируют пользу от введения цифровой трудовой книжки рядом преимуществ, среди которых:

• удобство и оперативность доступа к данным о сведениям о трудовой деятельности гражданина;


• высокий уровень соблюдения норм безопасности документооборота и сохранности персональных сведений;


• возможность использования электронного документа для оформления ряда административных услуг;


• минимизация неточностей, ошибок и опечаток в процедуре фиксации данных о трудоустройстве, переводе, увольнении работника и пр.;


• минимизация финансовых затрат компаний-работодателей на покупку, ведение и хранение «бумажного» архива трудовых книжек штата наемных специалистов;


• возможность дистанционного оформления пенсионных пособий россиян при наличии сведений лицевого счета без необходимости документальной верификации таких данных;


• оптимизация процессов аналитической обработки сведений о трудовой деятельности россиян и передачи информации работодателям и различным государственным структурам.
  

Отмечается также, что при потребности использования данных из трудового документа, владельцы онлайн-книжек смогут запрашивать специальные выписки. Такие сведения будут печататься на бумажном носителе.