Командировочные расходы в 2021 году

Большинство организаций имеет необходимость отправлять своих сотрудников в командировки. Это могут быть, как длительные, так и короткие поездки на большие и малые расстояния. Независимо от этих причин, оформление и учет командировочных расходов в 2021 году должны проходить в соответствии с трудовым и налоговым кодексом РФ. Вроде бы все прописано в законодательстве, но наличие сопроводительной документации и разъяснительных писем приводит к некоторому недопониманию.

Расходы на передвижение

Согласно пояснениям Минфина и ФНС (письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246; письмо Минфина России от 21.07.2011 N 03-03-06/4/80) учитывать в качестве транспортных расходов теперь можно оплату проезда в общественном транспорте и такси. Нормативные документы предусматривают только учет расходов на поездку до места посадки в ТС для последующего командирования за черту населенного пункта. Поэтому, разъяснения содержат уточнения — если коллективный договор или иной акт предполагает возмещение этих расходов, то их учет при налогообложении прибыли в рамках расходов на командировки — возможно. Более того, можно не ограничиваться только общедоступным транспортом. При необходимости в возмещение командировочных расходов можно включить аренду автомобиля. Причем не только в качестве средства передвижения до точки дальнейшей дислокации, но и в процессе командировки.

Документальное подтверждение расходов

Главными документами для отчетности являются командировочное удостоверение и авансовый отчет.

Удостоверение представляет собой документ, отображающий полную информацию о командируемом, в том числе паспортные данные и номер приказа о направлении его в командировку, а так же листок убытия/прибытия.

В авансовый отчет входят все траты, включая передвижение, проживание, суточные. Больше всего вопросов возникает в разделе оплаты проживания. Так как оплата гостиницы может производиться различными способами, следует учитывать их все. В случае безналичной оплаты имеется акт и счет-фактура, которая является документом для налоговых органов, но при этом гостиничный чек никто не отменял. Более сложная ситуация, когда номер бронируется заранее, но оплата производится после прибытия наличными или банковской картой. В соответствии с разъяснениями Минфина, для принятия таких расходов необходимо чтобы был осуществлен возврат потраченных средств работнику, только тогда эту статью можно включать в расчет налогообложения. От работника требуется предъявить гостиничный чек и фискальный чек, в случае оплаты картой — подтвердить факт осуществления транзакции.

Важно, что бронирование не является дополнительной услугой и учитывается при расчетах (в случае если оно платное). А вот дополнительные услуги — халат, тапочки, спортзал, процедуры, сауна, обслуживание номера — не уменьшает налоговой базы.

Иная ситуация когда для проживания сотрудника приобретается в наем жилое помещение. В этом случае оформление расходов будет зависеть от оформления найма. При наличии оформленного договора и подтверждения оплаты, их можно учитывать для уменьшения налоговой базы налога на прибыль. При этом в соответствии со ст. 264 п.1 пп 12 расходы необходимо отнести в категорию прочие.

Читайте также: Служебная записка на командировку: образец

Отменят ли командировочные удостоверения в 2021 году?

Вопрос об отмене командировочных удостоверений осуждается довольно долго. С одной стороны — это документ, по сути, являющийся листком убытия. Он не имеет принципиального значения для Минфина или ФНС. С другой стороны — его необходимость прописана в положении Минтруда, а оно своего согласия на отмену не давало.

Как вариант выхода из ситуации, Агентство стратегических инициатив предложило ввести заменяющий документ – дорожную карту. Это и многое другое должно упростить взаимоотношения налогоплательщиков и налоговых органов. Дорожная карта будет призвана упростить электронный документооборот, а так же отказаться от части первичного.